Reiskosten van uw personeel: wat moet u vergoeden?

Reiskostenvergoeding voor werknemers

Wanneer uw werknemers een stukje moeten reizen om op kantoor of bij uw bedrijf te komen, dan is het voor u als werkgever nodig om de reiskosten te vergoeden. In dit blog vertellen we meer over de wetten en regels op het gebied van reiskosten. Waar hebben uw medewerkers recht op?

Recht op reiskosten

De reiskosten is een manier voor u als werkgever om uw personeel tegemoet te komen voor de afstand die ze naar het werk moeten reizen. De Belastingdienst heeft aangegeven dat u als werknemer uw personeel € 0,19 per kilometer belastingvrij mag betalen. Het bedrag boven de € 0,19 telt als loon. Hier moet dus ook belasting over betaald worden. Een werknemer heeft alleen recht op reiskostenvergoeding wanneer hierover afspraken zijn gemaakt in de cao, arbeidsovereenkomsten of bedrijfsregeling. Als dat zo is, moet u als werkgever reiskosten betalen.

Reizen met het openbaar vervoer

Heeft u een medewerker of medewerkers die met het openbaar vervoer naar het werk reizen? Dan zijn er twee mogelijkheden. Ten eerste kunt u ervoor kiezen om de gemaakte kilometers te vergoeden. Per kilometer betaalt u dus tot € 0,19. De tweede mogelijkheid is om het vervoersbewijs te vergoeden. Hierbij kunt u dus denken aan de treinkaart.

Fiets van de zaak

Naast een leaseauto heeft u als werkgever ook de mogelijkheid om uw werknemers een leasefiets aan te bieden. De bijtelling voor fietsen is vastgesteld op 7%. Dit houdt in dat u uw medewerkers de mogelijkheid te bieden om met een (elektrische) fiets van de zaak voor slechts een paar euro per maand te fietsen. Die fiets mag dan ook privé gebruikt worden.

Geen bijtelling door rittenregistratie

Wanneer er minder dan 500 kilometer per jaar privé gereden wordt met een van de auto’s van de zaak, is er geen sprake van bijtelling. Dit moet u dan wel aan kunnen tonen. Daarom moet er een rittenregistratie bijgehouden worden. Hierin hoort het volgende te staan:

• Begin kilometerstand
• Adres vertrekpunt
• Adres aankomst
• Eind kilometerstand
• Datum

Wanneer u kiest voor payrolling, worden de administratieve werkzaamheden van uw bedrijf uit handen genomen. Ook met de reiskostenvergoeding hoeft u zich dan niet meer bezig te houden. Is payroll ook iets voor uw bedrijf? Neem contact op voor meer informatie.